Normes de service - Politique sur les plaintes relatives aux employés ou aux agents de la Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire (CPPM)

Table des matières

  1. Préambule
  2. Date d'entrée en vigueur
  3. Énoncé de politique
  4. Application
  5. Définitions
  6. Responsabilités et pouvoirs
  7. Surveillance
  8. Références
  9. Renseignements

1. Préambule

L'objectif de cette politique est de mettre sur pied un mécanisme transparent et équitable pour faire suite aux plaintes concernant la Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire, ses employés ou ses agents.

2. Date d'entrée en vigueur

La présente politique est en vigueur depuis le 11 juin 2008.

3. Énoncé de politique

La CPPM s'engage à fournir des services de haute qualité ainsi qu'à faire preuve d'ouverture et de transparence. Elle a également à cœur l'amélioration continue.

4. Application

Cette politique s'applique à toutes les plaintes relatives aux employés ou aux agents de la CPPM.

5. Définitions

Aucune

6. Responsabilités et pouvoirs

6.1 Identification des plaintes

L'insatisfaction concernant le résultat d'une enquête ne constitue pas une plainte. Le processus de plaintes n'est pas un mécanisme qui remplace la demande de réexamen, d'appel ou de révision judiciaire. Si la CPPM reçoit une plainte pour laquelle le mécanisme approprié serait l'un de ceux qui précèdent, elle en avisera le plaignant.

Dans le cadre de son engagement concernant la qualité des services, la CPPM acceptera les plaintes liées à ses services ou à la conduite de ses employés et agents. Ces plaintes devront être déposées par les personnes directement touchées par le service ou l'action faisant l'objet d'une plainte. Cette dernière doit être déposée dans les trente jours suivant l'incident.

Si une personne qui n'est pas directement touchée par l'objet de la plainte (tiers plaignant) en dépose une, la CPPM doit, dès que possible après avoir reçu la plainte, tenter d'identifier la personne qui est directement touchée par l'incident et lui faire parvenir un avis.

L'avis doit indiquer qu'une plainte a été reçue, que la personne est autorisée à être le plaignant et que la plainte n'ira pas plus loin, sauf s'il désire qu'il en soit autrement.

On ne doit pas donner suite à la plainte si, dans les trente jours suivant la date d'émission de l'avis, la personne à laquelle la CPPM a envoyé l'avis n'indique pas qu'elle souhaite être le plaignant, ou si aucun plaignant n'est identifié dans les trente jours suivant la réception de la plainte.

6.2 Mesures initiales

La politique et le processus mentionnés dans la présente ne s'appliquent qu'aux plaintes écrites. Les autres types de plaintes seront portés à l'attention du président et seront traitées au cas par cas, de la façon jugée appropriée par le président. Les plaintes verbales peuvent être résolues à cette étape. Si aucune entente ne peut être conclue, on informera le plaignant de son droit de déposer une lettre de plainte. Les plaintes verbales et les ententes seront consignées; le plaignant et la personne faisant l'objet de la plainte seront avisés du résultat.

Les plaintes peuvent être soumises dans l'une ou l'autre des langues officielles. Le processus est confidentiel.

Toutes les plaintes écrites reçues par la CPPM seront acheminées au président. Dans les cinq jours suivant la réception de la plainte, un accusé de réception sera envoyé. Si l'affaire peut être réglée immédiatement, cette lettre agira ainsi à titre de règlement de la plainte. De plus, si le président est d'avis que la plainte est futile, vexatoire et/ou non fondée, le plaignant en sera informé. Si d'autres mesures doivent être prises, le délai de réponse sera indiqué dans la lettre.

Si les circonstances le permettent, le président peut déterminer que la plainte devrait être résolue par le biais de mécanismes informels, notamment la médiation ou la facilitation.

Dans les quatorze jours suivant la réception d'une plainte écrite, ou dans les cinq jours suivant la décision que les mécanismes informels ne pourront être utilisés, le président prendra les mesures suivantes :

6.3 Enquête

La procédure d'enquête peut comprendre : des entrevues avec des employés ou des agents de la CPPM, le plaignant et d'autres personnes, au besoin; des discussions avec les personnes concernées; un examen des dossiers, des transcriptions et autres documents pertinents.

L'enquêteur désigné disposera de trente jours pour rédiger un rapport à l'intention du président. Si le délai ne peut être respecté, un rapport d'étape devra être rédigé puis soumis en attendant le rapport final, lequel devra être déposé dès que possible.

Le président prendra la décision appropriée.

Le plaignant et la personne concernée par la plainte recevront une lettre dans laquelle on présente le résultat de l'enquête. Cette lettre doit respecter la Loi sur l'accès à l'information ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Si la plainte découle de problèmes systémiques, elle peut être résolue grâce à des explications ou à des changements aux politiques et procédures. Cependant, si la situation le justifie, le président rencontrera l'employé et son gestionnaire pour discuter des conclusions de l'enquête ainsi que des mesures à prendre, si nécessaire.

Toute mesure corrective ou disciplinaire prise doit être conforme à la législation, aux conventions collectives, à la jurisprudence, à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à toute autre politique pertinente.

Si le résultat de l'enquête a une incidence sur les politiques, les procédures et/ou les activités de la CPPM, l'information nécessaire sera communiquée aux employés concernés dès que possible.

7. Surveillance

Le président produira des rapports pour la gestion sur la fréquence et la nature des plaintes et fournit des renseignements utiles aux sections intéressées de l'organisme afin d'éviter que les problèmes ne resurgissent. Le président surveillera les plaintes relatives aux employés ou aux agents et veillera au bon fonctionnement du système.

8. Références

Cette politique doit être lue compte tenu des documents suivants :

9. Renseignements

Les demandes de renseignements concernant la présente politique doivent être adressées au chef de cabinet.

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