Rapport annuel concernant la Loi sur l'accès à l'information de 2023-2024

1. Introduction

La Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire du Canada (la Commission) a le plaisir de présenter au Parlement son rapport annuel sur l'application de la Loi sur l’accès à l’information pour l'exercice 2023-2024 (du 1er avril 2023 au 31 mars 2024). Ce rapport a été préparé et déposé conformément à l'article 94 de la Loi sur l'accès à l'information et au paragraphe 20(1) de la Loi sur les frais de service.

La Loi d'accès à l'information a pour objet d’accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions.

La Loi d'accès à l'information accorde aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada, le droit d'accéder aux informations contenues dans les documents gouvernementaux, sous réserve de certaines exceptions spécifiques et limitées. L'accès aux documents gouvernementaux est une pierre angulaire de la transparence et de la responsabilité et un pilier de la démocratie canadienne.

La Commission est un tribunal administratif créé par le Parlement pour assurer la surveillance civile et indépendante de la police militaire des Forces canadiennes. À titre d'institution fédérale, elle fait partie du portefeuille de la Défense à des fins de rapport.

Le mandat de la Commission est défini dans la partie IV de la Loi sur la défense nationale, qui lui donne les responsabilités suivantes :

• Surveiller les enquêtes menées par le grand prévôt des Forces canadiennes concernant des plaintes pour inconduite de policiers militaires ;
• Examiner le traitement de ces plaintes pour inconduite à propos de policiers militaires, à la demande du plaignant ;
• Enquêter sur les plaintes pour ingérence déposées par les membres de la police militaire ;
• Mener des enquêtes et des auditions d'intérêt public ;
• Présenter ses conclusions et formuler des recommandations directement aux hauts dirigeants de la police militaire et de la Défense nationale.

La mission de la Commission est de promouvoir et assurer chez la police militaire l’application des normes déontologiques les plus élevées, dissuader l’ingérence dans les enquêtes de la police militaire et accroître la confiance du public envers la police militaire.

La Commission n'avait pas de filiales non opérationnelles ("papier") à signaler au cours de la période examinée.

Enfin, la Commission a soumis et déposé ses rapports au Parlement.

2. Structure organisationnelle à l’appui des responsabilités de la Commission en matière d’accès à l’information

La Commission est une micro-organisation constituée de 31 employés. En vue de satisfaire aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information, l’accès à l’information, incluant la divulgation proactive, est une responsabilité partagée. Toutefois, le mandat de l’accès à l’information et les renseignements personnels (AIPRP) revient au secteur des services corporatifs.

Le directeur principal des services corporatifs est désigné comme le coordinateur AIPRP de la Commission. Il est appuyé par la gestionnaire des rapports organisationnels, de l'AIPRP et de l'administration, ainsi que par l'agente des services administratifs, qui consacrent en total une moyenne de 10,75 % de leur temps aux obligations de la Commission en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Commission embauche également au besoin un consultant pour l’AIPRP.

Le coordinateur de l'AIPRP est chargé de mettre en oeuvre et de gérer les programmes et les services relatifs à l'application par la Commission de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que de conseiller les employés de la Commission lorsqu’ils s’acquittent de leurs obligations au titre de ces deux lois.

La réponse aux demandes d'accès à l'information est une responsabilité partagée entre l'équipe déléguée au traitement des demandes et les bureaux de première responsabilité.

Les principales activités de traitement des demandes d'accès à l'information sont :

• Analyser le but ou l’historique de la demande, interpréter la législation et déterminer les renseignements qui peuvent être communiqués, exclus ou exemptés.
• Fournir des conseils et des services de consultation aux demandeurs, aux tiers intervenants ainsi qu’à la direction et aux employés de la Commission, répondre aux questions et aux préoccupations, et veiller à ce qu’ils comprennent bien la législation ainsi que les politiques et les procédures de la Commission régissant le traitement des demandes et d’autres questions liées à l’accès à l’information, dont la classification de la sécurité des documents.
• Mener des recherches et des consultations avec d’autres organismes et de tierces parties afin de préparer les réponses aux demandes.
• Fournir des recommandations pour préparer des éléments de preuve qui seront communiqués pendant une audience d’intérêt public en application de la Loi sur l’accès à l'information, des principes de publicité des débats judiciaires et des procédures connexes.
• Préparer des rapports pour la direction de la Commission au sujet de demandes d’accès à l’information, y compris les rapports statistiques, les rapports annuels destinés au Parlement et l’information requise par Info Source.

La Commission n’a pas fourni de services liés à l’accès à l’information à d’autres institutions gouvernementales et n’a pas été partie prenante à des ententes de service avec d’autres institutions gouvernementales en vertu de l’article 96 de la Loi sur l'accès à l'information.

La responsabilité de la publication proactive des informations incombe à la direction des services corporatifs. En examinant et en approuvant tous les rapports mensuels de divulgation proactive, les services corporatifs veillent à ce que chaque exigence de publication proactive soit respectée.

3. Ordonnance de délégation de pouvoirs

Conformément au paragraphe 95 (1) de la Loi sur l'accès à l'information, la présidente a délégué certaines de ses attributions au directeur principal des services corporatifs, à la gestionnaire des rapports organisationnels, d’AIPRP et d’administration ainsi qu’à l’agente des services administratifs en vertu de la Loi d’accès à l’information et des règlements connexes. L’Arrêté de délégation en vigueur le 31 mars 2024, qui se trouve à l'annexe A, a été signé en octobre 2023.

4. Rendement pour 2023-2024

Au cours de cette période, la Commission a répondu à 100 % des demandes reçues dans les délais prescrits par la loi. Cette année, la Commission a répondu à 6 demandes, ce qui représente 134 pages traitées : 3 reçu du public et 3 des médias. Parmi les 6 demandes reçues par la Commission au cours de cet exercice : 1 demande a fait l'objet d'une divulgation complète, 1 demande a fait l'objet d'une divulgation partielle, 2 demandes ont été transférées à une autre institution fédérale et 2 demandes étaient des demandes pour lesquelles il n'existait aucun document.

Le graphique ci-dessous démontre, pour les années 2019-2020 à 2023-2024, le nombre de demandes d'accès à l'information que la Commission a traitées chaque année. En 2020-2021, le nombre de demandes a augmenté de manière significative par rapport à 2019-2020. En 2021-2022, 2022-2023 et 2023-2024, le nombre de demandes a de nouveau diminué.

Le nombre de demandes traitées, ventilé par délai de traitement, est le suivant : 3 ont été traitées dans un délai de 0 à 15 jours, 2 dans un délai de 16 à 30 jours et 1 dans un délai de 61 à 120 jours.

Une prolongation a été appliquée en vertu du paragraphe 9 (1) de la Loi sur l'accès à l'information, en raison d'une demande de consultation à une autre institution fédérale.

La Commission a reçu et fermé 7 consultations relatives à la Loi sur l'accès à l'information provenant d'autres institutions fédérales, chacune dans un délai de 15 jours.

La Commission a invoqué des exemptions en vertu de l'article 16, paragraphe 1, points a) et c) (enquêtes), et de l'article 19, paragraphe 1 (renseignements personnels).

La Commission a fermé toutes les demandes actives au cours de la période visée.

Aucune plainte relative à la Loi sur l'accès à l'information n'a été reçue au cours de la période visée.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter l'annexe B et l'annexe C.

5. Formation et sensibilisation

La directive sur l’apprentissage de la Commission exige de tous les nouveaux employés de compléter deux cours en ligne obligatoires sur l’accès à l’information, par l'entremise du portail de l'École de la fonction publique du Canada : Principes fondamentaux de la gestion de l'information (COR501) et Cours de base sur l’AIPRP (COR502). La Commission a accueilli un nouveau membre en juin 2023, qui a été informé de la Loi sur l'accès à l'information lors de son intégration.

En outre, les employés qui arrivent à la Commission participent, au cours de leurs premières semaines, à une séance de formation à l’interne, qui leur donnent un aperçu du traitement approprié des demandes d'information et de la protection des renseignements personnels, ainsi que de leur rôle et de leurs responsabilités en ce qui concerne la Loi sur l'accès à l'information.

6. Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de cette période, l'équipe de l’AIPRP a mis en oeuvre une nouvelle procédure visant à fournir des rapports trimestriels sur l'état des demandes d'accès à l'information reçues et fermé à l'attention du comité exécutif de la Commission. La Commission a également commencé à formaliser par écrit la schématisation des processus de divulgation proactive et poursuivra ses progrès au cours de l'année à venir.

7. Publication proactive des renseignements en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information

La partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information exige que les institutions et entités fédérales publient de façon proactive des renseignements particuliers d'intérêt pour le public, telles que : une variété de documents d'information préparés pour les ministres et les administrateurs généraux des institutions, les titres et les numéros de référence des notes d’information, les reclassifications des postes, et autres.

Aux fins de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information, la Commission est une institution gouvernementale telle que décrite dans les articles 3 et 81 de la Loi sur l'accès à l'information. Le directeur principal des services corporatifs examine et approuve les rapports mensuels de divulgation proactive. Ces rapports sont ensuite publiés sur le Portail du Gouvernement ouvert du Canada dans les délais prescrits par la loi. Les rapports peuvent également être consultés sur le site web de la Commission.

Le tableau 1 décrit l'obligation de divulgation proactive de la Commission conformément à la Loi sur l'accès à l'information. La Commission ne publie pas d'informations proactives en vertu de l'exigence législative pour le ministre, articles 74 (a) à 78, car la Commission est l'une des huit organisations du portefeuille de la Défense. Bien qu'elle relève directement du Parlement par l'intermédiaire du ministre de la Défense nationale (min DN), la Commission jouit d’une indépendance administrative et juridique par rapport au ministère de la Défense nationale (MDN). La Commission ne reçoit aucune directive du min DN relativement à son mandat opérationnel.

Au cours de cette période, les services corporatifs de la Commission ont divulgué de façon proactive, dans les délais prévus par la loi, les informations suivantes sur son site web et sur le site web Canada.ca :

• Les dépenses de voyage : 100 % (12) des rapports sur les dépenses de voyage ont été publiés dans les délais prévus par la loi.
• Les frais d'accueil : 100 % (12) des rapports sur les frais d’accueil ont été publiés dans les délais prévus par la loi.
• Les reclassifications des postes : 100 % (4) des rapports de reclassification ont été publiés dans les délais prévus par la loi.
• Contrats de plus de 10 000 $ : 100 % (4) des rapports sur les contrats de plus de 10 000 $ ont été publiés dans les délais prévus par la loi.
• Titres et numéros des notes d'information : 100 % des titres et des numéros de références des notes d’information ont été publiés dans les délais prévus par la loi. La Commission a publié 10 titres au cours de cette période.

La Commission n'a pas soumis de rapport de divulgation proactive concernant les documents d'information pour la comparution d'un administrateur général devant un comité parlementaire, car la Commission n'a pas été appelée à comparaître. De plus, la Commission n'a pas soumis de rapport de divulgation proactive concernant les trousses de documents d'information préparées pour les nouveaux administrateurs généraux ou l'équivalent, car aucun n'était requis. Enfin, la Commission n'a pas le pouvoir d'accorder des subventions et des contributions.

8. Initiatives et projets visant à améliorer l'accès à l'information

Les initiatives internes suivantes visant à améliorer l'accès à l'information ont été mises en oeuvre au cours de la période visée par le rapport :

• Création d'un modèle standardisé pour informer les demandeurs que leurs demandes seront transférées au MDN - mai 2023
• Révision et approbation de la nouvelle ordonnance de délégation de l'AIPRP - juillet à octobre 2023
• Révision du modèle de lettre de demande d'extension - janvier 2024

9. Résumé des questions clés et des mesures prises à la suite des plaintes

Au cours de la période visée par le présent rapport, aucune plainte n'a été déposée contre la Commission auprès du Commissaire à l'information du Canada, aucun audit n'a été effectué et aucun recours concernant des demandes d'accès à l'information n'a été déposé devant la Cour fédérale.

10. Rapport sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l'institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Conformément à la Loi sur l'accès à l'information, les frais de dossier de 5,00 $ sont les seuls frais facturés pour une demande d'accès à l'information, comme le prévoit l'article 7 de la Loi sur l'accès à l'information. Conformément à la directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, publiée le 5 mai 2016, les institutions peuvent renoncer à ces frais si elles le jugent approprié.

Au cours de cette période, la Commission a reçu 6 demandes d'accès à l'information. Elle a facturé des frais de 5,00 $ pour 6 demandes d'accès à l'information, pour un revenu total de 30,00 $. Cette année, la Commission n'a renoncé à aucuns frais de 5,00 $ pour les demandes d'accès à l'information.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le coût de l'administration de la Loi s'est élevé à 12 623 $. Ce montant exclut les coûts encourus par l'ensemble de la Commission pour la recherche, l'extraction et la préparation de recommandations visant à permettre et à éclairer le traitement des demandes conformément à la Loi, ainsi que les frais juridiques pour les consultations ou les conseils.

11. Contrôle de la conformité

Au cours de la période visée par le présent rapport, la Commission n'a pas suivi activement le temps nécessaire au traitement des demandes d'accès à l'information. La Commission a noté la nécessité de saisir ces informations à des fins de suivi et met actuellement en oeuvre un processus de suivi de ces informations pour la prochaine période de référence. Toutefois, de la réception à la clôture de toutes les demandes d'accès à l'information, la Commission contrôle les délais de traitement en inscrivant rapidement toutes les actions et activités dans son rapport interne sur l'état d'avancement de l'AIPRP (qui comprend à la fois les demandes d'accès à l'information et les demandes de renseignement personnel) ; les délais prévus par la Loi sont également inscrits dans le rapport afin d'éviter tout retard dans le traitement des demandes reçues et de veiller à ce que les demandes soient traitées à temps.

La Commission limite ses consultations interinstitutionnelles à ce qui est nécessaire pour exercer correctement son pouvoir discrétionnaire et lorsqu'elle a l'intention de divulguer des informations. Le consultant en AIPRP détermine le besoin de consultation et l'explique au bureau de première responsabilité (BPR). Une fois que le BPR a donné son accord, il est transmis à l'administratrice générale pour approbation.

Au cours de la période visée par le présent rapport, la Commission n'a pas été en mesure d'étudier les moyens d'évaluer la faisabilité de la mise à disposition sur son site web des types d'informations fréquemment demandées, en dehors des demandes du site web de Gouvernement ouvert du Canada, en raison du manque de ressources (employés) au sein de l'équipe d’AIPRP.

La Commission soutient le droit d'accès du public à l'information dans les contrats, les accords de partage de l'information et les arrangements de partage de l'information conformément à l’article 4.2.8 de la directive sur les demandes d'accès à l'information, en publiant de manière proactive sur le portail du Gouvernement ouvert du Canada les informations requises dans les rapports intitulés "Contrats de plus de 10 000 $" et Rapports annuels cumulatifs sur les contrats de moins de 10 000 $ pour l'année civile. La Commission prépare également le rapport sur la divulgation proactive des contrats de moins de 10 000 dollars pour l'année civile, qui peut être demandé par le biais d'une demande formelle d'accès à l'information.

Le contrôle des informations publiées de manière proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information est effectué sur une base mensuelle. Pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité de ces rapports, ils sont examinés par la direction et les cadres supérieurs. Les rapports sont suivis dans un tableau de suivi afin de s'assurer qu'ils sont complétés dans les délais requis.

Tout au long de l'année, le directeur principal des services corporatifs/coordinateur de l'AIPRP soumet les rapports d'avancement de l'AIPRP au comité exécutif, à titre d'information, dans le cadre de l'ordre du jour de ses réunions. Le comité exécutif est composé de la présidente (administratrice générale), de l’Avocate générale principale et directrice générale, du directeur principal des services corporatifs/coordonnateur de l'AIPRP et de l’Avocate générale et Directrice principale des Opérations.

Annexe A – Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Annexe
Délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

En vertu du paragraphe 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information, la Présidente de la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, certaines des attributions dont elle est, en qualité de responsable de la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire du Canada, investie les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté à la ville d'Ottawa ce 13^e jour d’octobre 2023.

Me Tammy Tremblay, MSM, CD, LLM
Présidente

Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire du Canada

Annexe B – 2023-2024 Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire du Canada

Période d'établissement de rapport : 2023‑04‑01 au 2024‑03‑31

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Annexe C – 2023-2024 Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire du Canada

Période d'établissement de rapport : 2023‑04‑01 to 2024‑03‑31