Surveillance des contrôles internes – Résultats pour 2023‑2024 (Année 3)

3.1 Recommandations de l’année précédente

La CPPM a entrepris un examen de ces contrôles internes pour la première fois en 2021-2022. Cinq recommandations ont été émises pour les trois processus opérationnels examinés et trois recommandations ont été émises pour deux processus opérationnels dans l’évaluation de l’année 2022-2023 Toutes les recommandations ont été évaluées comme ayant des cotes de risque faible et modéré.

Au moment de notre évaluation pour l’année 2023-2024, des mesures avaient été prises pour mettre en œuvre le plan d’action élaboré par de la direction, tandis que quatre recommandations ont été fermées, alors que les autres en sont à différentes étapes de mise en œuvre. Samson a examiné les documents pour vérifier que les plans d’action de la direction ont été mis en œuvre. Il est prévu que la CPPM continuera de s’assurer que la majorité de ses recommandations seront mises en œuvre au cours de la prochaine année. Samson suivra de nouveau les progrès réalisés dans le cadre de cette évaluation l’an prochain.

Pour plus de détails sur les recommandations précédentes publiées, les plans d’action de la direction et leurs progrès, se reporter à l’annexe C.

3.2 Approvisionnement au paiement

LLa portée des contrôles du processus opérationnel de l’approvisionnement au paiement commence lorsqu’un formulaire d’achat local de la CPPM est rempli. Le formulaire est envoyé à l’approbation en vertu de l’article (art.) 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et l’engagement est consigné dans le SFMC. Pour s’assurer que les engagements sont maintenus et mis à jour en temps opportun, la CPPM tient une feuille de calcul de suivi pour tous les engagements enregistrés.

Un contrat ou un bon de commande est créé pour l’achat. Après la réception des biens ou la prestation des services, les factures sont reçues dans la boîte de réception des finances et envoyées à l’autorité déléguée pertinente qui effectue un examen de la facture et la certifie conformément à l’art. 34 de la LGFP. La facture est ensuite renvoyée aux services financiers pour paiement. Lorsque les services financiers reçoivent la facture, ils effectuent l’assurance de la qualité pour s’assurer que le paiement est conforme en soutien à l’art. 33 de la LGFP. Une fois le paiement approuvé, il est émis au SPS.

Au besoin, le fournisseur envoie les modifications à apporter au fichier fournisseurs. La demande est reçue et vérifiée par l’agent d’approvisionnement ou le commis aux finances qui saisit le changement dans le SFMC par l’entremise de l’accès FIN-GR de l’autorité financière. Toutes les modifications saisies sont examinées et approuvées par un agent des finances conformément à l’art. 33 de la LGFP.

3.3 Déplacements

La portée des contrôles du processus opérationnel des dépenses de déplacement consiste à relever le besoin de déplacement, à approuver les demandes de déplacement conformément au pouvoir d’engager des dépenses et à l’art. 32 de la LGFP, à certifier les demandes de remboursement de frais de déplacement conformément à l’art. 34 de la LGFP et à traiter les demandes de paiement conformément à l’art. 33 de la LGFP.

Une demande de déplacement est créée par un organisateur au nom du voyageur à l’aide de l’outil de réservation en ligne dans le SVP. La demande est transmise à l’autorité déléguée pertinente conformément à l’art. 32 de la LGFP aux fins d’approbation et l’employé peut prendre les dispositions nécessaires pour le déplacement une fois que l’approbation a été obtenue. Une fois le déplacement terminé, le voyageur remet tous les reçus recueillis pendant le voyage à l’organisateur. L’organisateur crée ensuite une demande de remboursement de frais de déplacement avec tous les reçus joints comme documents justificatifs. La demande de remboursement de frais de déplacement est transmise à l’autorité déléguée aux fins d’approbation conformément à l’art. 34 de la LGFP. L’organisateur sélectionne l’approbateur de la demande de déplacement et de la demande de remboursement de frais de déplacement dans un menu déroulant dans le SVP. Par la suite, la demande est transmise au responsable du traitement qui effectue l’assurance de la qualité de la demande avant d’approuver le paiement conformément à l’art. 33 de la LGFP. Une fois le paiement approuvé, il est émis au SPS.

3.4 Rapports financiers et clôture

Le processus opérationnel de clôture financière vise à établir les activités nécessaires pour préparer la fin de la période afin de s’assurer que l’information financière exacte et complète est correctement tenue à jour conformément aux normes du Conseil du Trésor et aux normes comptables généralement acceptées. Ces activités appuient la préparation rapide et précise de rapports financiers internes et externes.

Les services financiers sont responsables des politiques et procédures relatives à la comptabilisation des paiements et des reçus en plus de s’assurer que les ajustements sont effectués au besoin. De plus, ils sont responsables de s’assurer que les rapprochements sont effectués, que les ajustements sont consignés, que le calendrier de clôture est préparé et communiqué, que la balance des comptes est préparée, examinée et soumise, ce qui comprend le certificat d’attestation de la P9 et P12, ainsi que la préparation et l’approbation des états financiers ministériels.

Au cours de notre mise à l’essai des rapports financiers, il a été noté que les entrées de journal sont préparées et affichées dans le SFMC par la même personne. Pour assurer une séparation adéquate des tâches, un contrôle compensatoire est en place, alors que ces pièces justificatives de journal sont approuvées par une personne distincte avec l’autorité déléguée en vertu de l’art. 34 de la LGFP. Toutefois, il a été noté dans un cas que l’une de ces pièces justificatives de journal n’a pas été approuvée par une personne distincte et qu’elle a été préparée et affichée par le même utilisateur.

Une séparation inadéquate des tâches lors de la création et de l’approbation des pièces justificatives de journal augmente le risque que des erreurs ne soient pas détectées dans le système financier. Cela augmente le risque que les données financières qui alimentent les états financiers ne soient pas exactes.

Recommandation 1 : Nous recommandons que les pièces justificatives de journal soient préparées, approuvées et affichées par deux personnes distinctes, et ce de façon continue.

CONCLUSION – CONTRÔLES DES PROCESSUS OPÉRATIONNELS

L’évaluation a révélé que les contrôles internes clés sur les processus opérationnels fonctionnent généralement de façon efficace.

4. RÉSULTATS RELATIFS AUX CGTI

CONCLUSION SUR LES CONTRÔLES D’ACCÈS DES UTILISATEURS

Nous estimons que les contrôles d’accès des utilisateurs aux systèmes visés par le présent examen sont appropriés.

Annexe A : Plan de surveillance continue

Annexe B : Plan d'action de la direction

Annexe C : Plans d’action de la direction de l’année précédente