Politique : Pouvoir discrétionnaire de modifier ou de restreindre l’accès au personnel ou aux services en raison du comportement inapproprié d’une partie intéressée

Contexte

La Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire du Canada (la Commission) est un organisme de surveillance civile quasi judiciaire qui fonctionne sans lien de dépendance avec le gouvernement du Canada. La Commission révise et fait enquête sur les plaintes concernant la conduite d’un policier militaire et fait enquête sur les allégations d’ingérence dans des enquêtes menées par des policiers militaires. Elle formule des recommandations et présente ses conclusions directement aux hauts dirigeants de la police militaire et de la Défense. La vision de la Commission est d’être une organisation qui fait preuve d’équité et d’impartialité, qui inspire confiance et qui contribue au maintien d’un climat de confiance à l’égard des activités de la du public envers la police militaire. La Commission valorise le respect mutuel (au sein de l’organisation et à l’externe), l’intégrité, l’équité, le dévouement, les communications ouvertes et efficaces et le professionnalisme.

La Commission cherche à favoriser un lieu de travail sécuritaire, positif et sain pour l’ensemble du personnel, exempt de harcèlement, d’intimidation et d’autres comportements abusifs, offensants ou menaçants. Les plaignants qui adoptent un comportement inapproprié, verbalement ou par écrit, quel que soit leur degré de stress ou de frustration, peuvent voir le Président ou son délégué limiter ou restreindre l’accès du plaignant à la Commission afin de ne pas nuire au personnel et/ou à la bonne administration du processus de plainte.

Date d’entrée en vigueur

Cette politique prend effet le 1 septembre 2022.

Définition

Par partie intéressée, on entend un plaignant, une personne visée par une plainte, une personne qui présente une demande d’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) à la Commission, et toute autre partie prenante externe qui traite avec la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire du Canada.

Énoncé de politique générale

L’objectif de cette politique est de fournir des directives équitables, cohérentes et transparentes pour gérer les situations impliquant un comportement inapproprié d’une partie intéressée. Toute restriction ou limitation imposée à une partie intéressée n’a aucun effet sur le traitement et la gestion de sa plainte ou de sa demande. Le comportement inapproprié d’une partie intéressée n’exclut pas l’existence d’une plainte ou d’une demande valide et, par conséquent, toutes les plaintes ou demandes doivent être traitées objectivement et examinées selon leur bien-fondé ; cette politique ne vise pas à limiter la capacité des individus à déposer une plainte ou une demande.

En réponse au comportement inapproprié d’une partie intéressée, la décision de modifier ou de restreindre l’accès d’une partie intéressée au personnel ou aux services peut être prise par le Président. Au moment de la mise en œuvre de ces restrictions, le Président notifiera par écrit la partie intéressée pour l’informer des restrictions ou limitations qui lui ont été imposées.

Une nouvelle plainte ou demande, émanant d’une personne qui a fait ou fait actuellement l’objet de mesures au titre de cette politique, sera traitée sur le fond, comme toute autre plainte.

Principes directeurs

Aux fins de la présente politique, le comportement inapproprié d’une partie intéressée se définit comme un comportement d’une personne, verbal ou par écrit, qui, en raison de sa nature ou de sa fréquence, entrave le traitement par la Commission de la plainte ou de la demande de cette personne, ou des plaintes ou demandes d’autres personnes, et/ou qui nuit à la capacité de la Commission d’accomplir son mandat et de fournir des services à la partie intéressée ou à d’autres personnes. Plus précisément, le comportement inapproprié d’une partie intéressée peut être divisé en cinq catégories de conduites (bien qu’un comportement inapproprié peut relever de plus d’une catégorie à la fois) :

1. Persistance excessive
   • Comportement continu, incessant et implacable d’une partie intéressée qui a un impact disproportionné et/ou négatif sur la Commission, son personnel, ses services, son temps et/ou ses ressources.
2. Exigences excessives
   • Toute demande (expresse ou implicite) formulée par une partie intéressée qui a un impact disproportionné et/ou négatif sur la Commission, son personnel, ses services, son temps et/ou ses ressources.
3. Manque de coopération injustifié
   • Un manque de volonté de la part d’une partie intéressée de coopérer avec la Commission, son personnel ou le système et les procédures de traitement des plaintes, qui entraîne une utilisation disproportionnée des services, du temps et/ou des ressources de la Commission.
4. Conduite litigieuse
   • Des communications qui sont incompréhensibles, fausses ou diffamatoires, frivoles ou vexatoires, et/ou qui ont un impact disproportionné et/ou injustifié sur la Commission, son personnel, ses services, son temps et/ou ses ressources.
5. Conduite abusive
   • Comportementqui compromet la santé, la sûreté ou la sécurité du personnel de la Commission, d’autres utilisateurs de services ou de l’intéressé lui-même (y compris les comportements discriminatoires, haineux, criminels, menaçants ou offensants).

Afin de gérer un comportement inapproprié, le Président peut envisager de modifier ou de restreindre l’accès d’une partie intéressée aux services et/ou au personnel de la Commission en utilisant tout ou partie des mesures générales suivantes :

1. restreindre ou limiter le personnel de la Commission avec lequel la partie intéressée peut avoir des contacts ;
2. restreindre ou limiter les questions que la partie intéressée peut soulever auprès de la Commission ;
3. restreindre ou limiter le moment où la partie intéressée peut avoir des contacts la Commission ; et
4. restreindre ou limiter la manière dont la partie intéressée peut prendre contact avec la Commission.

Une fois qu’une partie intéressée a été notifiée par écrit des restrictions ou limitations qui lui ont été imposées, les restrictions resteront en place pendant six (6) mois, sauf indication contraire, et seront réexaminées par le président avant leur expiration. Les restrictions peuvent également être réexaminées à tout moment à la demande d’un membre du personnel ou à la suite de tout autre incident de comportement potentiellement inapproprié. Les communications effectuées en violation d’une restriction ou d’une limitation ne seront pas examinées ou traitées par la Commission.

Rôles et responsabilités

Le Président : En vertu du paragraphe 250.11(1) de la Loi sur la défense nationale (LDN), le Président est le premier dirigeant de la Commission et il en assure la direction et contrôle la gestion de son personnel.

De plus, les alinéas 250.15(a), (b) et (c) de la LDN, donnent au Président le pouvoir discrétionnaire d’établir des règles concernant le mode de règlement des questions dont est saisie la Commission, de la répartition des affaires et du travail entre ses membres et de la conduite de ses travaux et de son administration.

À ce titre, le Président peut déléguer le pouvoir d’imposer des restrictions ou des limitations concernant l’accès d’une partie intéressée aux service et/ou personnel de la Commission. Le Président conserve la possibilité de révoquer la délégation à tout moment.

Partie intéressée : Les parties intéressées sont tenues de traiter le personnel de la Commission avec courtoisie et respect dans toutes les méthodes d’interaction (téléphone, télécopie, courrier électronique, envoi postal). Elles sont également responsables de :

• identifier clairement, au meilleur de leurs capacités, l’objet de la plainte ou de la demande, ou en demandant au personnel de la Commission de les aider à le faire ;
• fournir au personnel de la Commission au moment où la plainte ou la demande est déposée, dans la mesure du possible, toutes les informations disponibles sur la plainte ou la demande dans un format organisé ;
• être honnête dans toutes les communications avec la Commission ;
• coopérer avec le personnel chargé de traiter leur plainte ou leur demande, ou d’examiner le résultat de leur plainte ou de leur demande ; et
• informer la Commission en cas de changement de leurs coordonnées.

Employés : L’employé de la Commission qui fait face à un comportement inapproprié de la part d’une partie intéressée informera cette dernière, de manière calme et respectueuse, qu’une telle conduite ne sera pas tolérée.

• Par téléphone : Si l’interaction se fait par téléphone, l’employé informera poliment la partie intéressée que la conversation se terminera si elle ne fait pas preuve de respect envers l’employé (en baissant le ton, en n’utilisant pas de langage vulgaire, etc.) L’employé fera de son mieux pour diriger la partie intéressée à la présente politique sur le site Web de la Commission. Si la partie intéressée ne se calme pas, l’employé peut l’informer que la conversation prendra fin et l’inviter à communiquer avec la Commission à un autre moment où elle sera plus respectueuse, et/ou la Commission communiquera avec elle pour les prochaines étapes de sa plainte ou de sa demande, si elle détient tous les renseignements de la partie intéressée.
• Par écrit  : Si l’interaction se fait par écrit (courriel ou lettre), l’employé informera poliment la partie intéressée que la correspondance doit se dérouler de manière respectueuse et la renverra à la présente politique pour l’informer des autres mesures qui seront prises si les communications futures ne sont pas respectueuses.

Processus interne

1. Les employés se référeront à cette politique et comprendront leur rôle et leurs responsabilités afin de connaître les mesures à prendre lors d’un incident impliquant un comportement inapproprié de la part d’une partie intéressée.
2. Les employés informeront leur superviseur immédiatement après une interaction avec une partie intéressée ayant donné lieu à un comportement inapproprié. Le superviseur et l’employé discuteront de la procédure à suivre si une altercation ou un comportement inapproprié se reproduit avec la partie intéressée, en tenant compte de la protection de la santé et la sécurité de l’employé. Le superviseur pourrait décider de prendre en charge personnellement les interactions avec la partie intéressée, en fonction de la conversation avec l’employé. Le superviseur orientera l’employé vers les ressources appropriées, comme le programme d’aide aux employés.
3. Si après deux interactions de la partie intéressée avec un ou des employés de la Commission, le comportement inapproprié ne cesse pas, le superviseur abordera le sujet avec son directeur. À ce moment-là, le directeur soumettra la question au comité exécutif de la Commission par courriel ou lors de sa prochaine réunion prévue pour discuter des prochaines étapes.
4. Le comité exécutif de la Commission décidera de la marche à suivre et/ou de tenter de résoudre l’incident par d’autres moyens. Cela peut conduire à envisager de modifier ou de restreindre l’accès d’une partie intéressée aux services et/ou au personnel de la Commission, en utilisant certaines ou toutes les mesures identifiées dans la section Principes directeurs.
5. La partie intéressée sera informée par écrit par le Directeur des opérations ou le Directeur des services corporatifs qu’un examen est mené par le comité exécutif de la Commission en raison de ses interactions inappropriées avec le personnel de la Commission. Le résultat de l’examen peut consister à restreindre ou à limiter les interactions futures avec les employés de la Commission, en modifiant ou en limitant l’accès d’une partie intéressée aux services et/ou au personnel de la Commission en raison de son comportement inapproprié. Le résultat de l’examen peut être des restrictions ou des limitations aux interactions futures avec les employés de la Commission, en modifiant ou en restreignant l’accès d’une partie intéressée aux services et/ou au personnel de la Commission en raison de leur comportement inapproprié.
6. Comme il s’agit de protéger la santé et la sécurité des employés, les cadres de la Commission doivent prendre une décision dans la semaine qui suit la discussion initiale. Les cadres devraient également informer le comité de santé et de sécurité de l’incident, en tant que risque pour la santé psychologique.
7. Si le Président accepte de modifier ou de restreindre l’accès d’une partie intéressée aux services et/ou au personnel de la Commission, la partie intéressée sera informée par écrit par le Président de la décision des restrictions ou limitations qui lui ont été imposées, et que les restrictions resteront en place pendant six (6) mois, sauf indication contraire. La partie intéressée sera informée dans la lettre qu’une révision de la décision par le Président sera effectuée avant l’expiration du délai. Les restrictions ou limitations peuvent également être révisées à tout moment sur demande d’un membre du personnel ou à la suite de tout autre incident de comportement potentiellement inapproprié. Les communications effectuées en violation d’une restriction ou d’une limitation ne seront pas examinées ni traitées par la Commission.
8. Avant l’expiration du délai de six (6) mois, la décision sera revue par le Président. La décision sera communiquée à la partie intéressée, qu’il s’agisse de la prolongation ou du retrait des restrictions ou limitations.